Vielleicht hast Du auch schon mal damit geliebäugelt, eine Virtuelle Assistentin einzustellen. Wo Du sie findest, was Du beachten solltest und wie sie Dich in Deinem Business unterstützen kann, das klären wir jetzt.

Was ist eine Virtuelle Assistentin

Eine Virtuelle Assistentin oder Virtuelle Persönliche Assistentin (VA oder VPA) ist wie das Wort schon sagt: Eine Assistentin, Die Dir virtuell zur Seite steht.

Nun gibt es VA’s, die sich auf allgemeine Assistenz fokussieren, aber auch VA’s (so wie ich), welche sich auf ein oder mehrere Themen spezialisieren. So gibt es zum Beispiel:

  • Webdesigner
  • Grafikdesigner
  • Video-Editor
  • Social Media Berater
  • Texter
  • SEO Berater
  • Übersetzer

In den Staaten sowie Großbritannien sind VPA’s schon seit längerer Zeit sehr bekannt und beliebt. Ich freue mich, das jetzt auch in Deutschland sehen zu können.

Was sind die Vorteile einer Virtuellen Assistentin

Eine Virtuelle Assistentin kann Dir Aufgaben abnehmen, für die Du keine Zeit oder keine Nerven hast. Oder auch Sachen, die Dir einfach nicht liegen. Eine meiner Lieblingskundinnen, sie bezeichnet sich liebevoll als „Technik-Niete“, bittet mich zum Beispiel gerne um Hilfe, wenn es um technische Sachen geht. Eine andere Kundin meldet sich immer dann, wenn sie hübsche Grafiken für ihre Social Media Kanäle benötigt.

Das sind also nicht zwangsläufig Sachen, die meine Kundinnen nicht selbst erledigen könnten. Aber sie gehören eben auch nicht zu ihren Stärken. Also konzentrieren sie sich lieber auf das, was gut klappt und lassen mich dann den Rest machen (was wiederum meine Stärke ist).

Andere Vorteile für die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin sind zum Beispiel:

  • Du brauchst keinen festangestellten Mitarbeiter (VPA’s arbeiten meistens auf Stundenbasis oder per Projekt)
  • Arbeitserleichterung: Du kannst Aufgaben delegieren und Dich dadurch auf den Wachstum Deines Unternehmens konzentrieren
  • Eine gute Assistentin bringt Erfahrung und tolle Ideen für Dich und Dein Business mit sich
  • Du kannst organisierter und produktiver arbeiten

Arbeitsplatz einer Virtuellen Assistentin

Welche Aufgaben kannst Du an Deine Virtuelle Assistentin abgeben

Das ist natürlich an erster Stelle von Deinem Business abhängig, sodass es hier viele Möglichkeiten gibt. Ein paar typische Beispiele wären:

  • Blog-Posts planen und veröffentlichen
  • Bilderstellung, Bildbearbeitung und Bildrecherche
  • Erstellung deiner Webseite
  • Facebook-Gruppen moderieren und betreuen
  • Google Analytics überwachen und auswerten
  • SEO
  • Deinen Kalender im Griff haben
  • Projektmanagement
  • Social Media Betreuung
  • E-Mails beantworten und für dich verfassen
  • Übersetzung
  • Recherche (Mitbewerber, Konferenzen, neuste Entwicklungen)
  • Video-editing
  • Audiodateien bearbeiten
  • Einladungen oder Grußkarten für dich versenden
  • Geschenke recherchieren oder für dich einkaufen
  • Korrekturlesung

Wie Du siehst, die Liste ist lang und hört auch hier nicht auf.  Bevor Du Dich also auf die Suche nach einer VA begibst, überleg Dir genau, welche Aufgaben sie für Dich übernehmen soll.

Was Du beachten solltest, bevor Du Dich für Virtuelle Assistenz entscheidest

Wie eben schon angedeutet ist es wichtig festzulegen, was genau Deine Virtuelle Assistentin denn eigentlich für Dich tun soll und dies auch entsprechend eindeutig zu kommunizieren.

Wenn Du in Deinem Unternehmen Hilfe benötigst, aber nicht so recht weißt wie und womit, dann bitte Deine potentielle VA um eine Erstberatung bzw. ein Erstgespräch. Viele Assistentinnen bieten dieses kostenlos an. So kannst Du (a) einen ersten Eindruck von der Person bekommen und (b) ein Gefühl dafür, an welchen Projekten ihr gemeinsam arbeiten könnt.

Außerdem solltest Du bei Deiner Entscheidung, eine Assistentin einzustellen, auch sehr kritisch und vorsichtig sein: Nämlich mit Dir selbst! Nicht jede Aufgabe sollte an Deine Assistentin abgegeben werden, auch wenn es Dir noch so wenig Spaß bereitet.

Dein Business sollte immer noch Dein Business sein. Es ist also ganz wichtig, dass Du “Deine Stimme” nicht verlierst. Was das heißen soll? Das heisst, dass bestimmte Kernaspekte Deines Unternehmens auch weiterhin von Dir kommen sollten. Zum Beispiel besondere Blog-Posts, wichtige E-Mails, Kommentare auf Deinen Social Media Kanälen oder viel wichtiger: Verkaufsgespräche (keiner kann Deine Produkte so toll verkaufen wie Du). Und wenn es dann doch nicht von Dir kommt, dann sollte es zumindest so klingen als ob.

Arbeitsplatz Virtuelle Assistentin

Was Du beachten solltest, wenn Du eine Virtuelle Assistentin eingestellt hast

Jetzt ist es endlich soweit und Du hast Deine erste Virtuelle Assistentin eingestellt. Ein aufregender Schritt! Du hast endlich Zeit, Dich um Deine lang aufgeschobenen Projekte zu kümmern und der Kaffee mit der Freundin klappt jetzt auch. Du hast also die richtige Entscheidung getroffen. Jetzt wollen wir aber auch sicher stellen, dass es so bleibt. Hier ein paar Punkte, die gerne mal vernachlässigt werden:

Punkt 1) Ein gutes Grundverständnis für die Vorgänge im Unternehmen haben

Es ist prima, wenn Du Dir eine VA ins Boot holst, welche sich zum Beispiel um Deine SEO Angelegenheiten kümmert. Das heißt aber nicht, dass Du deswegen kein Verständnis dafür haben solltest. Lass Dir von Deiner Assistentin ruhig erklären, was es ist, worum es geht und was sie vorhat, um Deine Seite zu optimieren.

Punkt 2) Kommunikation

Sachen, Die Dir als eindeutig und offensichtlich erscheinen, werfen bei Deiner Assistentin eventuell große Fragezeichen auf. Versuche also immer daran zu denken, Deine Aufgaben so detailliert wie möglich zu beschreiben. Wenn möglich listest du auch ein paar Beispiele auf. Und so blöd und offensichtlich es klingen mag: Biete immer Deine Hilfe an für den Fall, dass Deine Assistentin noch Rückfragen hat.

Punkt 3) Pünktlichkeit

Du hast versprochen Deiner Assistentin bis morgen die Unterlagen zuzusenden, damit sie wie besprochen die Mails rausschicken kann? Versuch eure vereinbarten Deadlines einzuhalten, denn auch Deine Virtuelle Assistentin muss einplanen, wann sie welche Aufgaben für welche Kunden erledigt. Natürlich kommt es auch mal vor, dass Deadlines nicht eingehalten werden können. In solchen Fällen solltest Du einfach so früh wie möglich Bescheid geben und eine neue Deadline vorschlagen.

Punkt 4) Rechnungen pünktlich zahlen

Was offensichtlich erscheint, aber dennoch nicht vergessen werden sollte: Bezahl Deine Rechnungen pünktlich. Keiner wartet gerne auf sein Geld.

Punkt 5) Wertschätzung und Feedback

Eine Virtuelle Assistentin ist Teil Deines Team. Du solltest also neben dem regelmäßigen Feedback zur Arbeit auch immer wieder zeigen, wie sehr Du ihre Unterstützung schätzt.

Wo und wie findest Du die richtige Virtuelle Assistentin?

Mein Tipp: Frag Bekannte, Freunde und Kollegen oder die Facebook-Gruppe Deines Vertrauens. Du könntest auch über Deinen eigenen Social Media Kanal eine Anfrage starten (über Facebook zum Beispiel kannst Du diesen örtlich begrenzen – für den Fall, dass Du jemanden vor Ort benötigst).

Es gibt außerdem verschiedene Portale, von welchen ich persönlich jedoch abraten würde:

  • Upwork.com
  • Fiverr.com
  • Fernarbeit.net

Denk daran, dass günstige Preise nicht von irgendwoher kommen. Suchst Du jemanden, der aktiv und mit Dir gemeinsam an Deinen Projekten arbeitet? Eine solche Person wirst Du mit einem 5 € Stundenlohn wohl eher weniger finden.

Wenn es darum geht, die richtige Person zu finden, höre ich gerne auf mein Bauchgefühl. Ein kurzes Skype-Gespräch kann Dir helfen, ein ersten Eindruck und ein besseres Gefühl von der Person zu bekommen. Trau Dich ruhig Fragen zu stellen.

Solltest Du Dir noch nicht sicher sein, dann probier es erstmal mit ein paar Stunden. Solltest Du Deine Virtuelle Assistentin gerne auf  Teil- oder Vollzeit einstellen wollen, ist eine Testphase von zum Beispiel 30 Tagen völlig legitim. 

Hast Du Fragen?

Dann ab in die Kommentare damit. Ich freu mich, von Dir zu hören.

 

Hi, ich bin Lisa!
Vor über zehn Jahren habe ich im öffentlichen Dienst Kaffee lieben gelernt. Vor mehr als sieben Jahren habe ich in London Tee lieben gelernt, so sehr, dass ich bis heute hier geblieben bin.  Vor weniger als einem Jahre habe ich meine Kunden lieben gelernt - ich bin Virtuelle Assistentin und unterstütze Unternehmer mit kreativen und administrativen Aufgaben.
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